チーム内で大お手紙会と称してGood Job Cardを送りあう会を行ないました


目次

こんにちは、ガールズ総合研究所のまさおです。最近は(ゲームで)無人島生活をしています。

今回は技術的な視点とは少し異なりますが、開発チーム内でおこなった取り組みについて紹介します。

やったこと

大お手紙会と称し、「互いの良いところや助けられたエピソードなどを、付箋に書いて渡し合う。それを読んで、自分では気づけないけど得意なこととか、成長したことを見つける。」という取り組みをしました。 難しい手順とか準備は何もしていなくて、やったのはこれが全てです。

思いつきでやった大お手紙会ですが、チームビルディングや人材育成のツールとしてなかなか良いものなのではないかと思ったので、記事にしてみました。

なぜ

フリューでは、人事制度として毎年秋になると自分がどんな能力を発揮したのか振り返る機会があります。 専門知識以外にも、対人折衝力であったり問題解決力など、仕事をする上で必要になるような社会人スキルについて、自分の状態を確認して文章にまとめます。

しかし、専門知識については日々意識して学び、成長を自覚しやすいですが、社会人スキルについては自然と行なう行動も多いので、いまいち何を発揮できたのか、何が得意かが自分では気づきにくいという社員も結構います。 実際に私のチームでも、文章を書く手がなかなか進まないという話が出ていました。

そこで「自分でわからないのであれば、他人からフィードバックを貰えばいいんじゃない?」ということで、大お手紙会を開催しました。

どうやって

大お手紙会といっても会議室に集まったりするのではなく、それぞれ自席でメモを書くだけです。 ミーティングやメインの業務、内容を考える時間など各自の都合もあるとおもうので、締切だけ決めておいて、書く時間も自由としました。

細かい手順

1. 相手がこれまでにしたことに関して、良いと思う/助けられた/上手だなという点などを思い出す

ざっくりいうと「君のこういうとこ…良かったよ…!」というのを出していきます。

このときなるべく具体的なエピソードがセットであると、本人が自覚しやすいので良いと思います。 例えば、「〜のプロジェクトで困ったときに、率先して他チームも巻き込んで前に進めてくれたのが助かった。周囲と協働して進めたりするのがうまいと思う!」とか「ペアプロしてたときに些細なことでも質問に答えてくれて、話しやすい雰囲気作りがうまいなと思った。」といった感じです。

「フィードバックするぞ!」というよりも「お手紙を書くよ〜」くらいの、雑談するようなフランクな気持ちで内容を考えるのが良いです。

2. 思い出したことをお手紙に書く

私のチームでは付箋に書きましたが、渡せたら何でも良いのでメモ用紙でもOKです。 To と From を添えて、思い出したことをそのまま書きます。 1枚の紙に全部書いてもいいですし、1枚につき1エピソードでもいいです。

私が書いたお手紙たち

ちなみに理由は後述しますが、デジタルなツールよりもアナログに紙に書くほうがおすすめです。

3. 本人に渡す

あとは自分の良いタイミングで渡すのみです。 互いに若干照れたりします。

4. もらったお手紙を読む

かなり照れくさい部分もありますが、もらったものを読み、そこから自分の得意なことや成長できたこと、発揮できたことを見つけます。

先の例で言うと、「〜のプロジェクトで困ったときに、率先して他チームも巻き込んで前に進めてくれたのが助かった。周囲と協働して進めたりするのがうまいと思う!」であれば他チームの得意分野を把握しているということも言えますし、協働しやすい関係を日々構築しているとか、実行力があるということが読み取れると思います。 「ペアプロしてたときに些細なことでも質問に答えてくれて、話しやすい雰囲気作りがうまいなと思った。」であれば、自分の考えを積極的にオープンにしているとか、傾聴力があるといったことが読み取れると思います。

ちなみに互いに照れくさいので、渡された瞬間に目の前で読むのはおすすめしません。自席に戻ってコーヒーでも飲みながら、のんびり読むのをおすすめします。

似たような話

特に既存手法の何かを参考にしたわけではなく、思いつきでやってみた取り組みですが、人材育成やマネジメント、スクラムの手法として下記のようなものがあり、案外悪くない方法なのではないかと思っています。

 - ポジティブフィードバック
 - スクラムのGood Job Card/Thanks Card

 などなど

わかったこと、効果

無自覚でやっていることに気づける

自分が自然と行なったことでも、他の人から見れば当たり前ではないようなこともあったりします。それに気付くことがもともとの目的ですが、大お手紙会ではなかなか達成出来たのではないかと思います。

実際、今回の大お手紙会をやってみて自分でも「これはチームの役に立っていることなんだな」と気付くことがいくつもあり、自分の強みの自覚に繋がりました。

日頃直接伝えにくいような感謝を伝えられる

普段仕事をしていて、些細なことだけど相手に感謝していたり、尊敬していることがあっても、なかなか面と向かって伝えるのは照れくさいという人が多いと思います。 今回大お手紙会を開催した実感として、口頭では照れくさいことも紙に書いて渡すというワンクッションを挟むことで、伝えやすくなるなと感じています。

また、単に相手のいいところを書くのではなく、「互いの成長を自覚する補助のため」という目的をベースに開催しているので、これを建前に日頃の感謝や尊敬なども伝えやすいなという気づきがありました。

照れくさい

とは言うものの、やはり自分の思いを伝えるのは照れくさい部分もあります。 そしてどちらかというと、自分宛てのお手紙をもらうときのほうが照れくさいです。

渡されるとなんだかこそばゆいけど嬉しいような、「ふへっ」っていう笑いが出ます。 でもこれを乗り越えると、なんとなくチームとして打ち解ける物があったように感じます。 照れくさい部分をお互いにオープンに(自己開示)することで、心理的安全性が高まるのかもしれません。

すごく喜んでもらえたりする

お手紙を書いているときは些細なことと思って書いていても、相手に渡すと「こんなふうに思ってくれているんだ!」と非常に喜んでくれることもあります。

手順としては簡単なことでも、自分のしたこと、伝えたことで相手が喜んでくれるというのは嬉しいものです。照れくさいけど、伝えてよかったという気持ちになるのでオールオッケーです。

互いの視点や感性の違いを知れる

自分では気づかないことに気づくということは、それだけ視点や感性が違うということだと思います。

なので互いにもらった手紙を通して、「この人はこういうところに着目するんだな」という気づきも得られ、結果的に相互理解にもつながります。

あえて紙に書く効果もある

人にもよるかと思いますが、キーボードで文字を入力するよりも手で文字を書くほうが、時間がかかると思います。 このゆっくりした時間のおかげで、伝える内容・表現を考える時間が生まれ、より気持ちのこもった内容が書けたり、より詳細にエピソードを思い出せたりします。

また、これは私個人の体感ですが、タイピングするときに使う脳と、手で文字を書くときに使う脳は少し違っていて、手で書いたほうが脳が活性化されて、どんどん伝えたい内容が出てくるように感じます。 実際にキーボードで入力するよりも手書きのほうが記憶に残りやすいとか、脳が活性化されるなどといった研究があったりするので、あながち嘘でもないかな、と思っています。

そしてこれらの相互理解や、自己開示、互いに認め合うといったことを通して、チームの心理的安全性の向上にもつながると思っています。

今後のTry

半年に1回くらいの長めのスパンで、定期開催してはどうだろうという話になっています。

それぞれ得意なことは増えたりするだろうし、そういった成長を自覚するために、大お手紙会のような時間を定期的にとるのは有効なのではないかと考えています。

まとめ

今回は互いの成長に気づかせることを目的に、大お手紙会と称したポジディブフィードバックの会を開きました。

互いの良いところや助けられたエピソードなどを付箋に書いて渡し合うだけですが、チームビルディングなどにも活躍してくれそうということがわかりました。

皆さんも是非、自分のチームでやってみてください。 そしてやってみた結果を教えていただけるとさらに嬉しいです!


●おまけ:なぜ お手紙会かというと、 チーム全体で お手紙を交換するから。渡すのはこっそりですが、チーム全体で大々的に実施するイメージが理由です。